Опубликовано в 
Теги: Чтобы избавить сотрудников от рутины и повысить их эффективность, многие бизнес-процессы автоматизируют. Для этого используют специальные системы, которые решают вопросы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также эти системы повышают прибыль и гибкость компании на рынке — особенно в условиях быстро меняющихся показателей.
Автоматизация бизнес процессов — это полное или частичное взаимодействие ваших сотрудников через различное программное обеспечение. За счет этого у персонала высвобождается время на действительно важные дела, повышается производительность труда, нет перегрузок и выгорания.
Цели и задачи автоматизации бизнеса
Главная цель автоматизации — перевести часть или все повторяющиеся рабочие циклы в программы. С помощью этих систем можно организовать оперативную бизнес-среду, в том числе в удаленном формате, выявить слабые места в работе сотрудника, отдела или всей компании и подобрать подходящий способ решения этих проблем.
Главные задачи автоматизации бизнеса:
- повышение эффективности в учете, контроле и другой деятельности компании;
- упрощение документооборота между сотрудниками и партнерами;
- освобождение персонала от рутины;
- безопасность хранения информации и возможность подготовить отчет по любому периоду;
- улучшение качества обслуживания клиентов.
Какому бизнесу нужна автоматизация
Автоматизировать можно любой бизнес вне зависимости от его специфики и масштаба. У каждой фирмы свои цели, планы, потребители, но польза от внедрения автоматизации у всех одна:
- Экономия. Однажды купив и установив программное обеспечение, компания экономит дальше и время и деньги, при этом оборот и прибыль увеличиваются.
- Организация и ускорение процессов. Человеческий ресурс ограничен во времени, какой бы хороший специалист не был. У программ больше возможностей на быстрое выполнение одинаковых задач и циклов. К примеру, на формирование десятка бумаг сотрудник потратит час, а программа сделает это за пять минут по шаблону. К тому же четкое распределение задач поможет избежать недопониманий среди коллег и их ошибок.
- Прозрачность процессов. Если клиент видит все отчеты в одном файле, папке или программе, его лояльность повышается. Также увеличивается и работоспособность сотрудников, если они находятся в единой информационной среде.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Несмотря на главную цель инструмента, не значит, что всех сотрудников нужно уволить и заменить роботами. Преимущество услуг оптимизации бизнес процессов в том, что вы освобождаете свою команду от рутины, составления отчетов, рассылок, переложив цикличные процессы на работу системы.
К примеру, можно напрямую импортировать данные из почты или каталога в рабочую базу данных. Как только на почту приходит новый документ, ПО его анализирует, заполняет по шаблону и переносит в БД.
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Провести автоматизацию можно самостоятельно или с помощью вендора. В первом случае в компании создается команда сотрудников, которые занимаются разработкой и внедрением системы. Этот вариант длительный и чаще убыточный и ошибочный, так как работники помимо основных обязанностей должны решать вопросы автоматизации. Это сказывается и на личной, и на общей эффективности организации. Но иногда такая автоматизация нужна, если компания работает в строго конфиденциальном поле и не может обратиться к поставщику системы.
Если автоматизируют стандартные рабочие направления, лучше воспользоваться услугами сторонних специалистов, у которых уже есть готовое ПО. Они не только помогут внедрить программу в ваши бизнес-процессы, но гарантируют техническую поддержку и помощь при неполадках.
